CAS D’APPLICATION DANS LE MILIEU AUTOROUTIER

GROUPE APRR-AREA

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Les avantages de la solution FileDirector

L’utilisation de FileDirector a permis au groupe APRR-AREA de :

  • S’affranchir des différentes copies papiers entre centres de traitements
  • Rationaliser, optimiser et fluidifier la distribution des courriers / mails en les acheminant de façon automatisé au(x) bon(s) centre(s) de traitement
  • Réduire les temps de traitement des demandes émanant des usagers (abonnés ou non)
  • Augmenter la qualité de service
  • Améliorer le pilotage de l’activité pour les superviseurs des centres de traitements

La présentation et le secteur d’activité

Aujourd’hui, APRR-AREA c’est :

  • Le 4ème groupe autoroutier en Europe, avec pour missions principales de financer, construire, entretenir et gérer les autoroutes et les ouvrages à péage qui lui ont été confiés par l’État en contrepartie de la perception du péage
  • 2 323 km d’autoroutes
  • 23 millions d’usager/clients par an
  • 2 328 M€ de CA généré en 2016 (hors construction)

La problématique

Depuis de nombreuses années, les directions Clientèles APRR et AREA font face à une croissance forte de leurs portefeuilles de clients LIBER-T, et par extension à une augmentation du nombre de demandes et sollicitations “multicanal” (mails, sites web, courrier papier) émanant des clients et usagers.

La problématique pour le groupe APRR-AREA était donc multiple :

  • Collecter et centraliser les demandes clients quel que soit le canal d’émission (mail libre, formulaire sites internet APRR-AREA, papier) (environ 22 000 flux mensuels à traiter / 80 % canal mail / 20% canal papier)
  • Catégoriser de façon précise et acheminer les demandes aux centres de traitement concernés
  • Traiter les demandes en respectant les engagements qualités du groupe (qualité, traçabilité et délai des réponses)
  • Pouvoir piloter l’activité du traitement

La réponse apportée par FileDirector

Afin de répondre à leur problématique de gestion de courrier et mail, le groupe APRR-AREA a choisi de mettre en œuvre la solution de gestion ECM et de flux documentaire « FileDirector ». Depuis 2013, FileDirector permet de gérer de façon centralisé et optimale la collecte de l’ensemble des flux entrants multicanaux du groupe (mail, formulaires sites internet, papier), leur distribution et leur traitement au sein des entités du groupe.

Implémentation de modules “stratégiques” de la solution FileDirector :

  • Module de gestion automatisé des mails entrants
  • Module de réponse mail
  • Collecte des courriers papier
  • Module de gestion des processus
Dématérialisation et Affacturage
groupe cm-cic factor.

CM-CIC Factor transférait de nombreuses pièces telles que que des factures et des avoirs, par voie postale.

Il était important de trouver une solution “full web” pour réduire le délai de transmission en garantissant la sécurité des pièces.

Gestion des dossiers Affaires
groupe LCIE bureau veritas.

Le groupe LCIE Bureau Veritas collecte, produit et échange de nombreux documents administratifs, commerciaux et techniques.

Il était difficile d’avoir une vision globale et précise de l’avancement des différents projets.

Transformation numérique
groupe sncf

Le site Quercy Corrèze gère la construction et la maintenance des engins d’entretien de la SNCF.

Il utilisait des anciennes méthodes beaucoup moins rapides et qui demandaient beaucoup d’effort pour son service documentation.

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