CAS D’APPLICATION DANS UN BUREAU D’ÉTUDE

GROUPE LCIE BUREAU VERITAS

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Les avantages de la solution FileDirector

L’utilisation de la solution FileDirector a permis au groupe LCIE Bureau Veritas :

  • Un accès simple et rapide à tous les documents
  • Une couverture totale du processus global affaire client : 60 processus modélisés et utilisés au quotidien par 270 utilisateurs, 900 instances de processus validées au quotidien
  • Des notifications automatiques (via email) aux clients sur l’avancement de leurs affaires
  • Une automatisation de l’envoi des documents aux clients et une mise à disposition sur un portail web dédié (une centaine de livrables mis à disposition quotidiennement)
  • Une harmonisation des pratiques de gestion documentaire
  • Une meilleure visibilité de l’état d’avancement des affaires clients

La présentation et le secteur d’activité

Le Laboratoire Central des Industries Electriques, fondé historiquement en 1882 est un laboratoire d’essai et de certification de matériels/composants électriques et électroniques. Le LCIE Bureau Veritas est une filiale de Bureau Veritas depuis 2001. Le LCIE Bureau Veritas accompagne ses clients depuis la phase de développement jusqu’à la mise sur le marché de leurs produits : expertise, essais, certification, audit, inspection, formation.

 

Aujourd’hui, le LCIE Bureau Veritas c’est :

  • 6 sites d’essais en France
  • Des laboratoires internationaux implantés au Royaume-Uni, Allemagne, USA, Chine, Taiwan et Hong Kong

La problématique

La gestion et le suivi des prestations effectuées par le LCIE Bureau Veritas implique la collecte, la production et l’échange (en interne ou auprès de leurs clients) d’un nombre important de documents, qu’ils soient de natures commerciales (chiffrage, offres, commandes, factures), administratifs ou techniques (rapports d’essai, certificats, fiches techniques). La notion de « document » est donc pour le LCIE Bureau Veritas un sujet hautement stratégique car au cœur de leurs processus métiers.

Plusieurs problématiques ont été mises en relief :

  • Difficulté pour les équipes LCIE Bureau Veritas, d’avoir une vision globale et précise de l’avancement de leurs affaires (de la conception de l’offre jusqu’à la facturation client)
  • Dossiers affaires constitués par des documents multi-flux (papier, bureautique, mail, logiciels métiers)
  • Classement documentaire Windows peu adapté à un travail collaboratif (difficulté de recherche, copies multiples, etc…)
  • Difficulté pour partager/diffuser les documents entre les collaborateurs LCIE Bureau Veritas travaillant sur des affaires communes
  • Peu de communication auprès des clients sur l’état d’avancement de leurs commandes

La réponse apportée par FileDirector

Afin de répondre à leur problématique de gestion de collecte, production et de flux documentaire, le LCIE Bureau Veritas a choisi en 2014 de mettre en œuvre la solution de gestion ECM et de flux documentaire « FileDirector ».

 

La mise en œuvre de FileDirector au sein de LCIE Bureau Veritas a permis entre autre de :

  • Remplacer les documents papiers, permettant ainsi de s’affranchir des copies multiples
  • Centraliser et rationaliser le classement de l’intégralité des documents liés aux affaires clients du LCIE Bureau Veritas (chaque collaborateur disposant de droits suffisants accède au bon document et à la bonne version)
  • Standardiser et automatiser les processus de circulation des documents : Depuis la demande/sollicitation initiale du client jusqu’à la mise à disposition des documents auprès des clients (rapports d’essais / certificats) et la facturation des prestations réalisées ; en liaison avec les interactions physiques : « arrivé échantillons », « réalisation des essais »…
  • Gérer la totalité des documents de tous les sites LCIE Bureau Veritas
  • Sécuriser l’archivage des documents
Gestion des flux entrants

Le groupe APRR-AREA a fait face à une forte croissance de son portefeuille clients.

Ainsi des problématiques de collecte, centralisation, catégorisation des demandes clients sont apparues avec cette forte croissance.

Dématérialisation et Affacturage
groupe cm-cic factor.

CM-CIC Factor transférait de nombreuses pièces telles que que des factures et des avoirs, par voie postale.

Il était important de trouver une solution “full web” pour réduire le délai de transmission en garantissant la sécurité des pièces.

Transformation numérique
groupe sncf

Le site Quercy Corrèze gère la construction et la maintenance des engins d’entretien de la SNCF.

Il utilisait des anciennes méthodes beaucoup moins rapides et qui demandaient beaucoup d’effort pour son service documentation.

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