CAS D’APPLICATION DANS LE MILIEU FERROVIAIRE

GROUPE SNCF

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Les avantages de la solution FileDirector

L’utilisation de la solution FileDirector a permis à la SNCF de :

  • Harmoniser les pratiques de gestion documentaires du service documentation
  • Améliorer de manière très significative le temps de création des dossiers de visite
  • Fiabiliser le contenu des dossiers de visite
  • Sécuriser et tracer les versions des documents et automatiser la validation des nouvelles versions

La présentation et le secteur d’activité

Créée en 1937 par convention entre l’État et les compagnies de chemin de fer préexistantes, la Société nationale des chemins de fer français (SNCF) est l’entreprise ferroviaire publique française. Nous nous intéressons ici au site Quercy Corrèze qui gère la construction et la maintenance des engins d’entretien de la SNCF. Son service documentation représente la conception et les mises à jour des documents de maintenance (fiches de maintenance “engins” et fiches de maintenance “sous-ensembles” associées aux engins) ; la création des “dossiers de visite” nécessaires aux techniciens pour leurs opérations de maintenance ; la revue et validation des fiches de maintenance “engins” et fiche de maintenance “sous-ensembles” tous les 2 ou 5 ans suivant le matériel concerné.

Aujourd’hui, SNCF Réseau Site Quercy Corrèze, c’est :

  • 260 employés
  • 50 millions de CA annuel
  • 1600 engins d’entretien provenant de la France entière et de l’étranger dont 40 différents types d’engins et 140 sous-ensembles mécaniques et électromécaniques également différents.

La problématique

Le site effectuait son classement des fiches de maintenance et des dossiers de visite via une arborescence Windows. Cela engendrait des recherches peu efficaces, une difficulté de partage des documents, une mauvaise visibilité concernant la traçabilité des documents et un versionning des documents complexe à gérer. De plus, les “dossiers de visite” étaient créés manuellement ce qui prenait environ 30 minutes par dossier et augmentait les risques d’erreurs.

Cette solution devait répondre aux exigences suivantes :

  • Centraliser la gestion des fiches de maintenances / dossiers de visite associés + garantir la traçabilité & sécurité
  • Retrouver de façon efficace les documents (via clés de recherches adaptées)
  • Gérer le versionning des fiches de maintenance / dossiers de visite
  • Gagner du temps et fiabiliser la création des dossiers de visite
  • Optimiser le processus de revue/validation des fiches de maintenance

La réponse apportée par FileDirector

FileDirector est une solution d’ECM (Gestion de Contenu d’Entreprise) complète, robuste et basée sur la réglementation en vigueur dans le domaine de la Gestion Électronique Documentaire et de l’archivage numérique. Elle est particulièrement adapté pour gérer les problématiques de collecte documentaires Multi-flux (papier, documents bureautique, email, éditions logiciels métiers), de fortes volumétries documentaires et de traitement des documents « en masse ».

Les avantages de la solution FileDirector mis en place :

  • Gestion sécurisée et centralisée du référentiel documentaire lié aux activités de maintenance SNCF Réseau
  • Automatisation du classement des fiches maintenance
  • Versionning et traçabilité totale des actions effectuées sur les documents
  • Automatisation et fiabilisation de la création des dossiers de visite (en masse) : Environ 15 à 25 sec par création de dossier
  • Automatisation des processus de revue/validation des fiches de maintenance
Gestion des flux entrants

Le groupe APRR-AREA a fait face à une forte croissance de son portefeuille clients.

Ainsi des problématiques de collecte, centralisation, catégorisation des demandes clients sont apparues avec cette forte croissance.

Gestion des dossiers Affaires
groupe LCIE bureau veritas.

Le groupe LCIE Bureau Veritas collecte, produit et échange de nombreux documents administratifs, commerciaux et techniques.

Il était difficile d’avoir une vision globale et précise de l’avancement des différents projets.

Dématérialisation et affacturage
groupe cm-cic factor.

CM-CIC Factor transférait de nombreuses pièces telles que que des factures et des avoirs, par voie postale.

Il était important de trouver une solution “full web” pour réduire le délai de transmission en garantissant la sécurité des pièces.

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