Les incontournables de FileDirector

FileDirector est une solution ECM (Electronic Content Management) évolutive, robuste et fiable pour vous accompagner dans votre transformation digitale.

icone workflow

WORKFLOW

icone selectionner

CAPTURE

icone sécurité

SÉCURITÉ

Présentation de FileDirector

FileDirector est un Système d’Archivage Électronique complet et puissant basé sur les normes en vigueur dans le domaine de la Gestion Électronique Documentaire et de l’archivage numérique.

Ce progiciel permet de gérer la totalité de l’information documentaire utilisée par des entreprises et organisations de tailles très diverses, depuis le Cabinet d’avocat mono utilisateur jusqu’aux plus grandes banques ou collectivités, aussi bien en France que dans les principaux pays développés (Europe, USA, Chine, Japon, Australie…). En effet, en version “full Cloud” FileDirector tire partie des capacités gigantesques du cloud Azure permettant de faire face instantanément à n’importe quelle variation de besoin de puissance, de dimensionnement de stockage, de nombre d’utilisateurs. FileDirector dispose d’une suite d’applications Web en mode ASP, qui stockent les données d’indexation sur un serveur de base de données, tel que MSSQL Server™ ou ORACLE™ et les documents XML sur un (ou des) pool de stockage.

Certifié « Microsoft .NET Application », le progiciel constitue une plateforme Web XML riche en modules de traitement aptes à prendre en charge l’intégralité des documents de l’entreprise et les fonctionnalités attendues.

Les fonctions principales de FileDirector intègrent des fonctions d’acquisition (collecte, numérisation, impression virtuelle), de traitement, de recherche, de consultation et d’archivage de documents, tout en jouant un rôle fédérateur au sein du système d’information.

Il collecte à partir de n’importe quel canal (papier, mail, alertes, outils métiers, …). Son indexation intelligente permet de retrouver facilement et avec précision l’information cherchée, en passant par sa validation via des processus, sa visualisation sur tous supports jusqu’à son archivage dans les meilleures conditions de sécurité et d’intégrité.

De plus, les documents ne sont pas limités au système FileDirector et sont disponibles d’accès pour des applications externes, sans problèmes de sécurité.

La solution repose sur des concepts forts

système d'archivage documentaire
  • FileDirector s’inscrit complètement dans le modèle OAIS
  • Chaque document est encapsulé dans une enveloppe au format XML qui contient à la fois des index pour retrouver le document, mais aussi des métadonnées pour la gestion de son intégrité et de sa traçabilité (à chaque document est associé le journal des évènements qui lui sont liés : création, nouvelle version, etc.
  • La vérification de la signature numérique des documents entrant peut être réalisée : calcul d’empreinte, recherche de la validité du certificat, etc. (respect de la Loi de mars 2000)
  • L’ensemble des opérations effectuées sur les documents est horodaté (conformité à la jurisprudence de la Cours de Cassation)
  • Les utilisateurs peuvent être reconnus par des mécanismes d’authentification forte utilisant des certificats numériques (respect du RGS)
  • Des mécanismes de signature internes permettent tout à la fois d’assurer la sécurisation de la journalisation et des documents (conformité à la norme NF Z 42-013
  • Les formats utilisés par FileDirector pour l’archivage (TIFF, PDF/A, etc.) font partie de ceux qui sont recommandés par le RGI
  • Des outils permettent la réplication des documents afin d’assurer disponibilité et continuité des opérations : la traçabilité est assurée même en cas d’incident d’un des systèmes (conformité à l’OAIS)

Souplesse de mise en œuvre

FileDirector dispose d’une module de paramétrage extrêmement complet permettant la mise en œuvre de la plupart de vos projets par simple configuration, sans aucun besoin de développement spécifique. Les possibilités de paramétrages sont immenses et concernent :

Les typologies documentaires: plans de classement, métadonnées

Les utilisateurs, leurs droits, leurs accès, leurs profils

Les processus: acteurs, rôles, contraintes, actions systèmes

Les processus planifiés: collectes, liens externes, profils de scans, conditions d’exécutions, mise en forme des index…

Dans le cas où les possibilités de paramétrage natif ne permettent pas d’atteindre le fonctionnement désiré, le développement de “plug-in” hautement
paramétrables permet d’adapter le fonctionnement sans toucher au cœur du produit, ce qui renforce sa robustesse.

Workflow

FileDirector vous permet de modéliser graphiquement vos processus puis de les mettre en œuvre automatiquement dans la solution. Chaque utilisateur est informé en temps réel des actions qu’il a à accomplir, son superviseur a une vue d’ensemble sur la performance de son équipe. La traçabilité complète des processus est assuré, permettant de réduire les risques juridiques, financiers ou qualité.

Avec son module Mailstore, FileDirector vous permet de mettre fin à la gestion individuelle des mails pour un véritable travail collaboratif. Vos équipes partagent le flux mail entrant selon des règles de gestion que vous décidez, répondent de façon coordonnées, puis FileDirector assure l’archivage et la traçabilité de l’ensemble des flux mails pertinents.

écran d'ordinateur présentant un workflow.
un ordinateur, un bloc note, une tablette, un téléphone portable et un scanner.

Capture multicanal

FileDirector vous permet de collecter simplement et automatiquement vos documents, qu’ils soient sous format papier, mails, nativement numériques ou issus de vos autres applicatifs et logiciels.

Son moteur de numérisation intégré hautement paramétrable vous permet de créer des profils de scan indépendants des configurations des machines; fini le cauchemar des paramétrages scanners qui “sautent” et ne permettent plus le classement automatique des documents. De même vous paramétrez simplement les zones de lecture de vos documents sortants pour un classement fiable et automatique. FileDirector dispose également d’un module d’indexation automatique des factures et des documents semi structurés.

FileDirector dispose d’un SDK et d’un module ODBC permettant des connections simples vers n’importe quel applicatif; cela permet de collecter simplement des documents ou des données permettant de compléter le classement de votre information documentaire.

Réglementation et sécurité

  • La solution FileDirector est totalement compatible avec le RGPD. Ses principes de conception, ses caractéristiques et ses fonctionnalités permettent à ses utilisateurs de mettre en œuvre les chapitres de ce règlement relevant de la solution de gestion documentaire, en particulier pour les thèmes suivants:
  • Consentement « explicite » et « positif » : L’utilisation d’une base de données et de processus permet d’identifier les informations nécessitant le consentement du citoyen et de lui proposer son consentement à leur utilisation.
  • Droit à l’effacement : FileDirector permet de supprimer les informations désirées et, avec une mise en œuvre appropriée, permet de supprimer également la trace de ces informations.
  • Droit à la portabilité des données personnelles : FileDirector permet d’exporter les données et documents dans un format structuré, couramment utilisé
  • Protection des données dès la conception sécurité par défaut » : FileDirector est conçu comme un véritable coffre-fort électronique et met en œuvre les techniques de sécurité les plus à jour. Parmi celles-ci l’authentification forte des utilisateurs, la signature électronique, le cryptage des données, des architectures N-Tiers robustes etc.
  • Notifications en cas de fuite de données : FileDirector dispose d’un outil de traçabilité permettant de détecter toutes les actions effectuées sur les documents et donc d’avertir en cas d’utilisation frauduleuse ou anormale.

PÉRENNITÉ

Stockage des formats natif ou Pdf/A
Standard XML
Comptabilité totale .Net

INTÉGRITÉ

Signature électronique
Stockage des documents et des index en format XML
Contrôle d’intégrité sur les documents (comparaison entre donnée stockées dans les fichiers XML et en base SQL)

les principes fondamentaux associés à l'environnement réglementaire. texte écrit sur un téléphone portable avec le logo FileDirector.

SÉCURITÉ

Authentification utilisateur (AD, domaines virtuels)
Connexion en mode https
Stockage en container cryptés
Habilitation utilisateurs (droits utilisateurs et type de licencing)
Gestion d’une blacklist utilisateurs

TRAÇABILITÉ

Mémorisation de la totalité des actions effectuées, avec les restrictions exigées par le RGPD

Réservez votre démo en ligne

Contactez-nous

Contactez-nous en remplissant ce formulaire.

Not readable? Change text. captcha txt

Start typing and press Enter to search